Office administrative Specialist (m/f/d) (Teilzeit) bei TRAFINEO

TRAFINEO- DER Experte für ON ROAD SERVICES in Europa. Und darüber hinaus!

Hey Du! Bei TRAFINEO suchen wir Dich als eine strahlende Persönlichkeit, die unser Team als motivierte und organisierte Office Managerin oder Office Manager (m/f/d)  in Teilzeit (25-30 Stunden pro Woche) unterstützt.

Du bist mehr als nur eine administrative Unterstützung - Du bist eine unverzichtbare Säule für den Erfolg unseres Unternehmens!

Office Manager (m/f/d) (Teilzeit) bei TRAFINEO deutsch/englisch (m/f/w)

-Standort Bochum-

Deine Mission:

Du übernimmst die Verwaltung der Büroressourcen und -prozesse und bist dabei ein echter Gamechanger für die Produktivität und Zufriedenheit unserer Führungskräfte und Mitarbeitenden. Deine Aufgabe spielt eine entscheidende Rolle bei der Aufrechterhaltung einer positiven Arbeitsumgebung, in der Kreativität und Zusammenarbeit gedeihen können.

Deine Superkräfte:

• Organisationstalent: Du jonglierst mühelos mit Terminen, Meetings und Veranstaltungen und behältst dabei stets den Überblick
• Empathie: Du bist die freundliche Stimme am Telefon und der strahlende Empfang für Besucher: innen, die unser Büro betreten
• Multitasking-Meister: Von der Verwaltung von Bürobedarf bis hin zur Unterstützung beim Bewerbermanagement 
• Innovationsgeist: Du bist nicht nur für das Hier und Jetzt da, sondern denkst auch vorausschauend und optimierst ständig unsere Prozesse
• Teamplayer: Du bist ein echter Teamplayer und arbeitest gerne in einem dynamischen Umfeld

Deine Aufgaben bei TRAFINEO:

• Verwaltung des Büroalltags: Du koordinierst Termine, Meetings und Veranstaltungen und sorgst so für einen reibungslosen Ablauf
• Unterstützung des CEO, CFO und HR: Bei administrativen und organisatorischen Aufgaben bist Du zur Stelle
• Empfang und Betreuung von Besuchern: Du bist der erste Eindruck und sorgst für einen herzlichen Empfang
• Verwaltung von Bürobedarf: Damit alles läuft, sorgst Du für die rechtzeitige Verfügbarkeit aller Materialien
• Verantwortung für den Fuhrpark: Vom Leasing über Fahrzeugwartung, Führerscheinprüfungen bis hin zu Buchungen - du hast alles im Blick
• Koordination des Facilitymanagements: Du sorgst für eine sichere und komfortable Arbeitsumgebung.
• Unterstützung beim Bewerbermanagement: Von Terminvereinbarungen bis zur Kommunikation und auch Onboarding- Du bist dabei
• Administrative Aufgaben: Vorbereitung von Dokumenten, Berichten und Präsentationen? Kein Problem für Dich!
• Büroausstattung und -einrichtung: Du sorgst für Ordnung und Funktionalität
• Organisation von Reisen und Unterkünften: Damit sich alle wohl fühlen, organisierst Du Reisen und Unterkünfte
• Verwaltung von Unterlagen: Du behältst den Überblick und sorgst für ein effizientes Filemanagement
• Unterstützung bei operativen Projektaufgaben: Nach Bedarf stehst Du dem Team zur Seite
• Planung und Durchführung von Events: Interne Veranstaltungen? Da bist Du federführend
• Praktische Unterstützung bei der Arbeitssicherheit: Du dokumentierst und setzt Sicherheitsrichtlinien um
• Alles rund um Versicherungen: Von der Verwaltung bestehender Policen bis zur Organisation von Versicherungsangelegenheiten bist Du Ansprechpartner: in für das gesamte Team.

Deine Skills:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Nachgewiesene Erfahrung in einer ähnlichen Position, idealerweise im Büro- oder Verwaltungsumfeld
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu priorisieren
• Kommunikationsstärke und freundliches Auftreten im Umgang mit internen und externen Kontakten
• Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen sowie anderen Bürosoftwaretools
• Diskretion und Vertraulichkeit im Umgang mit sensiblen Informationen
• Flexibilität und Belastbarkeit, um sich an wechselnde Anforderungen anzupassen

Deine Belohnung:

Neben diversen Benefits bieten wir Dir eine angenehme Arbeitsatmosphäre in einem dynamischen Team sowie die Möglichkeit, Deine Fähigkeiten und Erfahrungen in einem innovativen Unternehmen einzubringen. Deine Arbeit wird geschätzt und Deine Ideen sind gefragt!

Bist Du bereit, Teil unseres Teams zu werden?

Dann wollen wir unbedingt mit Dir sprechen! Bewerben Sie sich jetzt- wir können es kaum erwarten, Dich kennenzulernen und gemeinsam die Zukunft von TRAFINEO zu gestalten!